La programmazione aziendale spesso è una di quelle cose che tendiamo a spostare verso la fine della nostra lista di cose da fare per gestire al meglio la nostra impresa. Eppure, se ci fai caso, c’è una contraddizione intrinseca in questa frase: se ho una lista di cose da fare, ho già realizzato una programmazione!
Ebbene sì, la programmazione aziendale non è solo una strategia per ottimizzare il lavoro: è una esigenza imprescindibile, alla base di qualunque attività lavorativa. Dall’inizio alla fine della tua giornata, del tuo mese, del tuo trimestre o del tuo anno di attività, la pianificazione ti accompagnerà costantemente.
E questo per una ragione più profonda di quanto tu possa pensare.
Uno sguardo psicologico al concetto di pianificazione
Nel 1984, nel testo Stress, Appraisal & Coping, gli psicologi Susan Folkman e Richard Lazarus, esponenti della corrente legata all’analisi Transazionale, studiano il meccanismo che soggiace allo stress. Accanto a questo, studiano i meccanismi che permettono alla psiche umana di valutarlo (appraisal) e infine di superarlo (coping).
Lo stress può essere emotivo, e interessare i nostri sentimenti, la nostra anima e i rapporti interpersonali d’amore, di amicizia o di parentela. Può anche, però, essere scatenato da fattori molto pratici, come l’ambiente in cui ci troviamo a vivere, e soprattutto il lavoro!
Secondo Folkman e Lazarus, ci sono due gruppi di azioni che l’essere umano può mettere in campo per superare lo stress. Il primo è Coping orientato all’emozione, e consiste in azioni come l’accettazione, la ristrutturazione cognitiva o la condivisione delle proprie emozioni.
Il secondo è il Coping orientato al problema, e ci spinge a mettere in campo risposte più pratiche volte a controllare o modificare la fonte di stress. Si tratta di sistemi come il problem-solving, la ricerca di supporto, oppure… eh, sì: la pianificazione!
Insomma, una corretta programmazione aziendale non solo ci consente di costruire e far marciare il nostro business nel migliore dei modi. Ci consente anche di affrontare le sfide che il nostro progetto ci impone con serenità e consapevolezza, permettendoci di risolvere problemi complessi nel miglior modo possibile.
Programmazione aziendale: la percezione umana
Anthony Robbins, famoso saggista, life coach ed esperto di Programmazione Neuro Linguistica statunitense, suole ripetere:
“La maggior parte delle persone sopravvaluta quello che si può fare in un anno e sottovaluta quello che si può ottenere in 5 anni! “
Ma cosa intende dire?
Si tende sempre a sovrastimare la quantità di lavoro che possiamo svolgere in un breve periodo di tempo. La nostra mente tende a intendere un breve periodo di lavoro, in cui non si potrà necessariamente svolgere una enorme quantità di compiti, basandosi su un archetipo ideale.
E’ come pensare di dover correre per un un chilometro avendo come obiettivo di percorrerlo nel più breve tempo possibile. Non è una lunga distanza e ne siamo consapevoli, quindi tendiamo a pensare di poter correre a perdifiato fino alla fine e arrivare al traguardo nel minor tempo possibile.
Ma non calcoliamo una serie di cose. Per esempio quello che c’è stato prima, come la mancanza di allenamento, un pasto un po’ più abbondante, troppa acqua bevuta o una notte con poco sonno. Quello che c’è stato durante, come per esempio il vento contrario, una strada trafficata da attraversare, un ramo che ci fa inciampare o dei bambini che giocano sul sentiero e che dobbiamo evitare. Infine, non teniamo conto di quello che ci sarà dopo, che potrebbe essere un altro compito faticoso e che richiederà fiato.
Insomma, calcoliamo la corsa per quella che è, a prescindere da tutto quello che sta attorno. Morale della favola, arriveremo a 300 metri e comincerà a mancarci il fiato, e con il lavoro vige lo stesso principio.
Sul lungo periodo vale il principio contrario.
Usiamo sempre la metafora della corsa. Io sono consapevole di poter correre 4 km al giorno senza batter ciglio. In un mese posso correre 120 km, ossia la larghezza della Sardegna da costa a costa.
Ora pensate all’idea di attraversare la Sardegna di corsa. È una cosa enorme, che fa paura solo a considerarla, giusto? Siamo portati a dire a noi stesse “Non ce la farò mai, io come corridore sono nella media, faccio solo 4 km al giorno!”. Di fronte a questa enormità non consideriamo che il tempo è più che sufficiente, e quindi tenderemo a ridimensionare il nostro obiettivo.
Per il lavoro è lo stesso: le agende di programmazione aziendale mal fatte propongono troppi task se considerano un periodo limitato, ad esempio un mese, e troppo pochi task nel medio o lungo periodo, un trimestre o un anno.
Tenere presente questo automatismo mentale ci permette di organizzare la nostra pianificazione aziendale in modo da rendere la nostra attività costante e sostenibile.
Nella programmazione aziendale teni conto di tutto, non solo del lavoro!
Come si compone la tua giornata? La suddividi in 8 ore di lavoro e nelle restanti per il resto della tua vita, ad esempio. Giusto?
Sbagliato!
Nelle 8 ore di lavoro si infilano le radici della tua vita, il mondo esterno, le preoccupazioni, gli impegni, persino il tempo atmosferico… qualsiasi cosa possa farti rallentare, ti farà rallentare!
Magari tuo figlio ha avuto un brutto sogno durante la notte, ti ha svegliata e hai dovuto cullarlo fino a farlo riaddormentare. Bene, il giorno dopo sarai stanca e non riuscirai a mantenere un ritmo di lavoro elevato!
D’estate capitano le ondate di calore, giusto? Se hai la pressione bassa potresti soffrirne particolarmente, e anche in quel caso il ritmo di lavoro ne risentirà.
È tutto perfetto, sei concentrata e attiva, stai lavorando speditamente e riuscirai ampiamente ad incontrare la deadline che ti sei data, quando improvvisamente… drinnn!!! Il tuo commercialista ti chiama al telefono per chiederti di scansionare e inviargli dei documenti urgenti. Tu lo fai e la tua deadline è già bella che andata.
Cosa impariamo da tutto questo?
Semplicemente che non possiamo prevedere il futuro. Di conseguenza non possiamo pianificare il lavoro sulla base del tempo effettivo che richiede un determinato compito, ma avremo bisogno di calcolare anche l’imprevisto!
Tieni conto di questo, quando compili la tua agenda di pianificazione aziendale: se, ad esempio, per scrivere un articolo ti occorrono 2 ore, tu mettine sempre 3 a preventivo, e se ti avanza tempo tanto meglio!
La programmazione aziendale non è certo una materia semplice!
Richiede sicuramente molto più approfondimento e molti più strumenti pratici di quanti non possa darne un semplice articolo!
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In particolare preparati a scoprire:
- 00:00 – Promemoria che dimentichiamo troppo spesso;
- 01:10 – Lo strumento pratico che ti servirà per pianificare ogni mese nel modo più efficiente;
- 02:53 – 2 componenti essenziali per raggiungere ogni tuo obiettivo;
- 05:10 – Un trucchetto pratico per capire su quale obiettivo focalizzarti;
- 07:59 – Esempio pratico per eliminare ogni dubbio;
- 10:03 – Come capire qual è il tuo prossimo passo se parti da zero.
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E ora dimmi, quale sarà il tuo prossimo obiettivo?
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