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Time Management: la tua guida definitiva

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Cominciare un business digitale non è sempre stato parte dei miei piani: vicino a me non esistevano modelli di riferimento e rispetto a parecchi colleghi, sono stata introdotta al mondo dell’imprenditoria digitale molto tardi.

Mi mancava esperienza e non avevo nemmeno un background su cui fare affidamento (ho una laurea in storia, giusto per farti capire che non sto esagerando). 

Per compensare queste carenze, ho deciso di fare del time management la mia bandiera e di efficienza e produttività i miei cavalli di battaglia. Ok, mi mancava l’esperienza che molti miei colleghi vantavano, ma costanza e concentrazione avrebbero compensato aumentando le mie probabilità di riuscita.

Perlomeno, era ciò che speravo.

Così mi sono sempre più appassionata alla scoperta e lo studio di strategie e tecniche per imparare a dare sempre il massimo.In questo approfondimento condivido 6 strategie di Time Management per gestire al meglio il tuo tempo, applicabili fin da subito per dare sempre il massimo anche quando i risultati tardano ad arrivare.

Stiamo per scoprire:

Prima però, una dovuta precisazione.

Lungi da me il proporti questi spunti con l’atteggiamento di chi è già arrivata. Quello che ho scelto di condividere in questo approfondimento, nasce da una sperimentazione personale che include il continuo scivolare tra le braccia delle vecchie abitudini per poi tornare sui miei passi e riprovarci, ancora una volta…un po’ meglio, un po’ più a lungo.

Tolto di mezzo ogni dubbio al riguardo, cominciamo da una premessa importante.

La gestione del tempo è prima di tutto una gestione della mente

L’80% del nostro successo si gioca interiormente: a livello mentale ed emotivo. Solo il 20% dipende dalle nostre effettive capacità o dal tempo che l’orologio ci dice abbiamo a disposizione. 

E nonostante questo, è davvero incredibile quanto ossessivamente ci prendiamo cura del nostro corpo ed allo stesso tempo trascuriamo la nostra mente.

Ma come possiamo essere produttivi ed efficienti quando tutte le nostre risorse creative sono consumate da un accavallarsi continuo di preoccupazioni che ormai sono considerate ”cosa normale”? Molte delle quali, tra l’altro, relative a cose su cui non abbiamo il minimo controllo?!? 

Parlo del tempo che farà domani, ad esempio, di quando potremo ricominciare a viaggiare, di come andrà l’economia tra 5 anni, o di come saranno le recensioni del tuo nuovo libro…

La preoccupazione è uno dei principali nemici della tua efficienza. Massimo focus e concentrazione sono invece i suoi migliori alleati ma possono alimentarsi e crescere solo in una mente libera da preoccupazioni inutili

Uno degli strumenti più efficaci per liberare la tua mente da inutili preoccupazioni?

Si chiama MEDITAZIONE!

Da qualche tempo ormai, cerco di meditare per qualche minuto ogni giorno e pur essendo mille miglia lontano dall’illuminazione, ho notato una maggior capacità di concentrarmi. Al lavoro o durante una semplice conversazione, la mia attenzione è molto più focalizzata in ciò che sto facendo, con ovvi risultati per la mia creatività e produttività.

La notizia più bella? Basta davvero poco, tanto poco quanto 1 minuto.

Qui sotto un video per provare subito.

Strategia di Time Management 1 – Riempi l’agenda al 50%

Qualche riga fa abbiamo provato un efficace strumento per cominciare a gestire il nostro stato emotivo.

Ora è il momento di occuparci di uno degli schemi mentali più diffusi di questi tempi, che va abbandonato il prima possibile per abbracciare un nuovo livello di efficienza e produttività: parlo dell’abitudine ad essere sempre troppo impegnate, quasi fosse una medaglia da indossare. Come se la sola idea di prendere un momento per non fare nulla diminuisse istantaneamente il nostro valore. 

Essere continuamente impegnati a fare qualcosa non è un merito ma il modo più rapido per uccidere i tuoi sogni. Chi ha un’agenda più piena della tua non ha necessariamente una vita migliore (anzi).

Cit.

Facciamo subito una precisazione: momenti della nostra vita in cui molte cose si sovrappongono sono inevitabili… il problema nasce quando questo correre a destra a sinistra senza una vera direzione, diventa una normalità che non mettiamo nemmeno più in discussione.

Quando qualche anno fa mi sono finalmente permessa il lusso di delegare alcune delle cose che prima facevo completamente da sola per gestire il mio business online, ho tirato un sospiro di sollievo. Peccato che sia stato così breve da dubitare sia mai successo. 

Per quale motivo?  

Perché ho immediatamente riempito il tempo recuperato con cose nuove che ora prendevano il posto delle precedenti, non perché fossero necessariamente importanti. Semplicemente perché l’idea di fare meno mi faceva sentire inadeguata e immeritevole di qualunque successo, materializzandosi in un senso di colpa che ancora oggi ogni tanto fa ancora capolino, quando finalmente mi prendo qualche giorno di assoluto e meritato riposo.

Scegliere di fare meno ti consente di ottenere di più e di sentirti anche meglio, mentre un continuo senso di sovraccarico (anche quando auto imposto) genera un alto carico di stress che se non si riduce nel tempo, rischia di minare irrimediabilmente la tua salute mentale e fisica.

Da domani, quindi, prova a riempire l’agenda solo al 50% delle sue possibilità e imparare gestire il tuo tempo senza stress con la legge del 3 che trovi spiegata in questo video.

Strategia di Time Management 2 – Scegli la tua R.D.M.

L’essere stata sin da bambina una persona mattiniera mi ha fatto partire avvantaggiata, il problema è che non ho mai dato una seria importanza a quel che facevo appena sveglia.

La maggior parte di noi sottovaluta l’effetto che le nostre attività mattutine avranno sul resto della nostra giornata, lasciandole al caso. Senza renderci conto che così facendo, cominciamo la giornata già scarichi delle energie necessaria a mantenere il focus, il che riduce drasticamente le probabilità di successo in ogni piccola o grande cosa facciamo. 

Secondo il mio punto di vista, la mattina dovrebbe seguire uno script preciso che si ripete ogni giorno. Una sorta di algoritmo, una serie di step precisi che si verificano nei primi 60-90 minuti da quando siamo svegli e producono una giornata ottimale, più spesso che non.

Tim Ferris

Oggi sono una scatenata sostenitrice dell’importanza di creare una routine del mattino personale, e il motivo è semplice: una Routine del mattino (R.D.M. appunto) ci aiuta a creare disciplina e allenare il muscolo della concentrazione che ci servirà durante tutto il giorno. 

Senza contare che una routine del mattino, genera uno slancio cruciale nelle nostre vite. Secondo un fenomeno chiamato effetto dotazione, scoperto dai ricercatori Daniel Kahneman e Amos Tversky, se hai già cominciato la giornata con una piccola vittoria crei uno slancio positivo e sei molto più incline a continuarlo nelle ore successive.

Per creare la tua R.D.M. parti da 3 semplici step:

1) Scegli quali attività includere

Personalmente, ho scelto di suddividere la mia RDM in 3 fasi: una piccola cosa che faccio per la mia mente, una piccola cosa che faccio per il cuore (termine con cui mi riferisco alle mie emozioni) e una piccola cosa che faccio per il mio corpo. 

Per la mia mente leggo solitamente un paio di pagine di un libro che possa caricarmi di un bel po’ ispirazione.
Sul mio comodino spicca in questi giorni L’arte di essere felici, di Seneca.

Per il cuore, quello che faccio è restare qualche minuto in silenzio. Questa è per me l’attività più importante di tutta la giornata. Quando non ho tempo per seguire tutta la mia RDM, infatti, scelgo solo il silenzio.

Quello che invece faccio al mattino è una breve sequenza yoga di 6 cicli di Saluto al Sole, conosciuta in Sanskrito con il nome di Surya Namaskar.

Questo è quello che ho scelto io, ma non è necessariamente quello che devi fare anche tu. L’importante è tu scelga qualcosa che sia per te piacevole e si integri in modo organico nella tua RDM, senza richiedere più tempo ed energie di quelle che hai a disposizione.


2) Scegli con quale ordine

Dopo vari esperimenti, per me al primo posto c’è sempre il silenzio, seguito da 2-3 pagine di un libro scelto sempre presente sul comodino per rendere tutto più semplice, e infine i 6 saluti al sole prima di colazione.

3) Scegli per quanto tempo

Questo step sembra banale ma è importantissimo per eliminare ogni incertezza che possa interferire con gli impegni della tua giornata. Se non hai mai provato una R.D.M. prima d’ora, inizia programmando un tempo minimo per tutto. Questo ti aiuterà ad integrare ogni attività in modo solido e costante, prima di aumentarne la durata.

A prescindere dalle attività che sceglierai per la tua R.D.M. assicurati che non includa nessuna delle 3 cose descritte in questo video.

Strategia di Time Management 3 – Allena il tuo Focus

La causa principale della costante sensazione di non avere abbastanza tempo (insieme alla stanchezza e la sensazione di costante sovraccarico), è il fatto di vivere in un mondo DOMINATO dalla distrazione.

Ne siamo talmente circondati, che la distrazione è diventata una condizione normale.

Anche chi si considera un esperto o appassionato di efficienza e produttività, ne cade vittima di continuo. Anzi per chi si sente già arrivato in questo senso, e ancora più rischioso in quanto forti della nostra determinazione e forza di volontà non ci accorgiamo delle distrazioni che si insinuano in modo subdolo e silenzioso nella nostra quotidianità. 

Una fra tutte? Le famose notifiche! 

L’impulso di dover rispondere a quel messaggio o a quell’email, nel momento stesso in cui sentiamo il suono della notifica, è distruttivo. È comodo, perché è molto più facile che non finire quel progetto a cui stavi lavorando, e ti fa sentire comunque impegnata perché non è che te ne stai lì con le mani in mano.

Peccato che quel progetto non sarà mai concluso, o lo sarà faticosamente e molto più tardi del previsto.

Nel frattempo, tu continui a trovare conferme del fatto che proprio non hai tempo. E così continui a reagire a notifiche, titoli click bite che spuntano fuori mentre stavi solo facendo una ricerca di mercato, e ti ritrovi a leggere perché Hollywood non ingaggerà più la celebrity di turno.

Sembra un fatto di poco conto ma non è così. Infatti quando 10/15/ 30 minuti dopo ti svegli da questo stato di trance, pensi che il tuo focus sia rimasto lì ad aspettarti, ma non è così.

Il focus è qualcosa che va allenato. Il problema di vivere in un mondo distratto per natura, come se il cambio continuo da una cosa all’altra fosse la normalità, è che una volta che la nostra mente è abituata alla distrazione, la cerca di continuo. In altre parole, ne diventa dipendente.

E sai che cosa significa tutto questo? Che anche quando non ci sono interruzioni esterne e finalmente hai la possibilità di concentrarti per finire qualcosa non ci riesci, perché uno stato mentale frammentato è ormai quello a cui ti sei abituata.

Prendere coscienza di questo fatto è il primo passo. Poi dobbiamo riconquistare la nostra capacità di concentrazione dall’interno. Scopri come in questo video approfondimento.

Strategia di Time Management 4 – Dai un taglio al multitasking

Potresti rispondermi che tu non nei hai bisogno, perché ti alleni da troppo tempo per non aver ormai imparato a padroneggiare questa abilità.

Mi spiace spezzare il tuo sogno:  il multitasking non esiste in quanto la nostra mente NON può fare più di una cosa allo stesso tempo. Il nome più corretto è piuttosto Rapid Switch Tasking: cioè un rapido saltellare da un’azione all’altra, per poi tornare alla precedente e subito cominciarne una successiva, nel tentativo di finirle tutte nel minor tempo possibile.

Il risultato? Finisci per fare tutto e male!

Ci convinciamo di poter fare di più facendo più cose insieme. In realtà la nostra efficienza cala del 40% ogni volta che ci proviamo e il motivo è proprio la perdita di tempo ed energia che si verifica nel continuo spostamento della nostra attenzione da una cosa all’altra. 

Da questo momento in poi, cerca di fare una sola cosa alla volta. Fidati, non te pentirai 😉

Strategia di Time Management 5 – Accorcia la tua To-do list

Ogni giorno, cerca di non darti mai più di 6 cose da fare!

Questa idea è ispirata al sistema di Ivy Lee e personalmente la applico con enormi soddisfazioni soprattutto al lavoro. Alla fine di ogni giornata, preparo una lista di massimo 6 cose che intendo finire il giorno seguente.

6 è un numero magico: abbastanza grande per permettermi di fare ciò che è importante e abbastanza piccolo per non farmi sentire sopraffatta dalle troppe cose da fare.

Sai cosa succede ogni volta che vado oltre le 6 cose in lista? Che penso solo ad accorciarla e così finisco per dare la priorità a cose di poca importanza, solo perché sono più facili e veloci. Peccato che poi arrivo a fine giornata e mi rendo conto di non aver concluso nulla di quello che avrebbe potuto avvicinarmi davvero ai miei obiettivi.

Chiaro, se riesci a fare più di 6 cose, ottimo! Se non le finisci tutte, bene lo stesso! Fai solo attenzione a una cosa: se qualcosa resta nella tua lista per più di 4 giorni di seguito significa che è il momento di decidere se eliminarlo perché non serve farlo punto, o se delegarlo a qualcun altro.

Strategia di Time Management 6 – Programma per non farti schiacciare

Una cosa che accade puntualmente nell’organizzazione della mia giornata, è che senza una precisa scadenza per ogni cosa, tutti gli impegni finiscono per sovrapporsi l’uno sull’altro e investirmi come uno tsunami lasciandomi paralizzata.

Ricorda sempre che puoi fare tutto, solo non tutto allo stesso tempo.

E infatti, è cruciale darci delle scadenze per ogni singola cosa che mettiamo in lista.
Ogni domenica sera o lunedì mattina che sia, dai un’occhiata alla tua lista e identifica cosa sarà fatto e quando.
Se non ci sta nella settimana, passerà a quella successiva, ma il solo fatto di sapere che è in calendario, ti da il tempo e lo spazio per fare senza sentirti sopraffatta.

La differenza fra un sogno e un obiettivo è una data in calendario

Cit.

Dicono che se un impegno non è in calendario, non esiste.

Magari! La verità è che continua ad esistere fra le tue orecchie e diventa sempre più grande.

3 libri da leggere subito per diventare più produttiva

La fine di questa guida sul time management è solo l’inizio del tuo viaggio. Per questo, lo concludiamo coi nostri 3 libri preferiti sull’argomento.

Una Cosa Sola, di Gary Keller
Il Nuovo One Minute Manager, di Spencer Johnson
Time Warrior, di Steve Chandler

Buona lettura o buon ascolto,
Ceci xx

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