I tempi cambiano, e le esigenze lavorative cambiano di conseguenza! Giorno dopo giorno, scopriamo che lavorare da remoto non è solo una risposta alle sfide che le nuove tecnologie della comunicazione ci mettono davanti. Potenzialmente, è anche una risorsa per lavorare meglio e una soluzione per vivere la vita che vogliamo senza rinunciare alla nostra carriera!
Soprattutto se lavori sul web, gestire la tua attività da remoto è una strada sempre più battuta, che ti regala una libertà e una flessibilità inimmaginabili: a una condizione però, e cioè che lo sappiamo fare correttamente.
Prendi me. Non entrerò nel dettaglio della gestione del mio team né delle mie attività. Ti basti pensare, però, che i miei collaboratori sono sparsi in 5 paesi, e questo non rende minimamente la mia attività meno fluida o meno efficace, anzi!
Lavorare da remoto è possibile, ci vogliono solo i giusti accorgimenti!
Non è solo una questione di strumenti. O meglio, anche: i giusti strumenti sono essenziali per gestire un team da remoto. Ci vuole, però, prima di tutto un cambio di prospettiva. Occorre cambiare mindset e capire che non si può gestire un team di lavoro in remoto nello stesso modo in cui si gestisce un team in presenza.
Il rapporto fra l’imprenditrice e il suo team deve cambiare, la comunicazione deve adattarsi, scadenze, tempistiche e confronti devono essere adatti al nuovo sistema.
Lavorare da remoto è soprattutto una questione di metodo.
Integrare diversi aspetti diventa essenziale se si vuole fare una transizione così radicale. Gli strumenti tecnici, certo, ma anche la comunicazione e il metodo, non ultima la forma mentis devono adattarsi alla scelta che si è fatta. Dev’essere una collaborazione ideale prima ancora che reale.
Ecco 6 strategie da provare subito per gestire il tuo team in modo efficiente.
Il tutto comincia con un netto cambio di direzione: la semplificazione.
Non potendo interloquire faccia a faccia con i tuoi collaboratori, avrai bisogno di instaurare con loro un rapporto più flessibile, meno articolato e formale, e soprattutto più semplificato!
Questi sono 6 spunti che ogni giorno aiutano me e il mio team a lavorare da remoto nel modo migliore.
1- Fidati!
Avere fiducia non è solo un’espressione di umanità, di considerazione o di amicizia: è una pratica che può far crescere la tua azienda sostanzialmente ogni anno.
Avere fiducia nei tuoi collaboratori fa una enorme differenza anche anche quando ti trovi a gestire la tua attività da un ufficio. Non è indispensabile, però, e in un modo o nell’altro, in un ambiente un po’ asfittico e impiegando tantissimo tempo ed energia in controlli, è possibile comunque far funzionare le cose.
Nel caso di un’attività gestita da remoto, però, lavorare senza fiducia è assolutamente impossibile. Non avere fiducia nei propri collaboratori significa che loro non avranno fiducia in noi. Questo implica un’assenza quasi completa di collaborazione trasparente, e risultati di scarsa qualità.
Privi tanto di fiducia quanto di controllo, i collaborattori “tireranno a campare”, perdendo sistematicamente le date di scadenza, rendendo il flusso di lavoro inaffidabile e diminuendo le entrate. Insomma, un disastro.
2- Non lasciare nulla al sottinteso: coopera e semplifica la comunicazione.
Prova un piccolissimo esercizio di astrazione. Preferisci portare a termine un compito che qualcuno ti ha impartito o collaborare a un progetto che anche tu hai contribuito a definire?
La seconda, no? Ma certo, è naturale! Gli esseri umani sono animali collaborativi, preferiscono mantenere gli accordi di un programma condiviso con te piuttosto che eseguire un ordine impartito da te. Il tuo contributo alla costruzione di questo impianto produttivo collaborativo è, di base, una semplicissima domanda:
“Cosa posso fare per aiutarti a portare a termine il lavoro?”
Non significa fare il lavoro per i tuoi collaboratori, significa semplicemente farli sentire compresi e supportati, mettendoli nella condizione ideale per fare il lavoro migliore possibile.
3- Usa uno “Scrum” quotidiano per assicurarti che tutti siano a conoscenza di ogni parte del processo produttivo.
Scrum è una parola inglese che significa “mischia”, una metafora sportiva mediata dal rugby. Il momento della mischia rugbystica è interessante dal punto di vista della gestione aziendale perché si verifica un fenomeno davvero unico. In una mischia non esistono capi, non esiste strategia, non esiste uno schema: il team, come un sol corpo, prende decisioni in modo autonomo sul momento.
Quello che noi intendiamo per “Scrum” è un recap, un riassunto scritto che contiene i compiti giornalieri che devono essere eseguiti, che viene poi condiviso attraverso i canali di comunicazione che si utilizzano in azienda. Slack, per esempio, o semplicemente via mail.
Si tratta di qualcosa di molto più complesso, però, di una semplice “to do list”! Innanzitutto deve avere un “Focus”: fra le tante task di cui un collaboratore deve occuparsi ce n’è una indicata come la più importante su cui concentrarsi e spendere più energie. Di seguito ne vengono elencate altre per un massimo di 6, per una ragione molto semplice. Secondo Ivy Lee, pubblicitario statunitense del secolo scorso considerato padre delle moderne pubbliche relazioni, di una lista che rechi più di 6 task tenderemo a portare a termine solo i compiti ritenuti più leggeri trovandoci poi a fine giornata le task più pesanti. Non occorre dire che evitare questa dinamica aumenta la produttività!
4- Cerca di essere più concisa ma completa possibile!
Non si va mai dirette al punto: considera questa frase come un punto fisso.
Lavorare da remoto significa affidarsi quasi integralmente alle comunicazioni mediate. Questo significa che non abbiamo uno spazio infinito per esprimere aspettative, stati d’animo, speranze, allarmi. Dobbiamo essere più efficaci e concise possibile ma al contempo complete ed esaustive.
Tieni sempre a mente l’effetto “primacy recency”: le prime parole e le ultime espresse nella tua mail o nel tuo vocale sono quelle che resteranno nella mente del tuo interlocutore. Poni all’inizio o alla fine della frase le cose importanti come la scadenza, gli obiettivi, le informazioni essenziali. In questo modo massimizzerai l’efficacia della comunicazione.
5- Ricorda a te stessa e al tuo team qual è la direzione.
Una rinfrescata ai principi che stanno alla base del lavoro del tuo team non è una perdita di tempo: non dare per scontato che li ricordino sempre e li considerino in ogni momento del loro lavoro!
Ricorda loro della tua mission aziendale, del perché profondo per cui fate il lavoro che fate. La portata etica del lavoro che svolgete. Se i tuoi collaboratori hanno abbracciato il tuo progetto, significa che lo condividono: ricordare quel che ci ha fatto innamorare di un lavoro è sempre un ottimo incentivo!
6- Semplifica la tua valutazione del lavoro e dei risultati.
Se vuoi lavorare da remoto devi mettere in conto una cosa: non saprai mai che cosa il tuo team stia facendo.
Ma non ti devi preoccupare per questo: ricordi quel che abbiamo detto riguardo all’avere fiducia? Faranno il lavoro che gli è stato assegnato, senza dubbio… ma come valuto il loro impegno?
Non puoi sapere quanto spendono chini sul computer ogni giorno, quindi ti resta solo un sistema: valuta i risultati!
Affida a ciascuno dei tuoi collaboratori poche KPI (degli indicatori chiave di prestazione), ma le più calzanti, quelle in cui ogni collaboratore esprime i risultati più elevati! In questo modo riuscirai a massimizzare le loro specifiche eccellenze e impiegherai al meglio i loro sforzi.
La vita di un’imprenditrice è un mix caotico di studio, sperimentazione e adattamento!
Hai già sperimentato le strategie che abbiamo condiviso con te in questo articolo?
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