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Come Pianificare la Settimana (Quasi) Perfetta

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Pianificare la settimana è davvero così importante?

Oggi mi ritengo piuttosto soddisfatta della mia gestione del tempo, anche se il mio rapporto con l’agenda e le cose da fare non è sempre stato così lineare: all’inizio della mia esperienza come imprenditrice, mi sono ritrovata più volte a pianificare la settimana solo per ritrovarmi a passare giorni interi incollata allo schermo perché c’era sempre qualcosa da finire o anticipare sulla tabella di marcia. 

Non staccare mai era diventata la norma, e la libertà a cui speravo di avvicinarmi grazie al digitale, era lontana mille miglia. Trovare la quadra non è stato immediato, ma il tutto ha subito un’accelerata quando ho smesso di trattare il mio tempo come qualcosa da spendere e ho iniziato a considerarlo qualcosa da investire.

Tra le tante cose che faccio per mantenermi efficiente (non solo produttiva) pianificare la settimana che mi aspetta è la più importante, e lo faccio ogni venerdì seguendo alcuni semplici passaggi.

1) Pianificare la settimana guardando i colori

La prima cosa su cui mi soffermo sono i colori delle varie task in agenda. La tecnica delle ”giornate a temaè fenomenale per un ottimo time management e consiste nell’ utilizzare un colore diverso a seconda della tipologia di task: di solito suddivido l’agenda in task in creative, analitiche, attività di ricerca/studio e attività di comunicazione (chiamate, meeting). 

Quello che cerco di assicurarmi è che nell’arco di una settimana, task simili siano anche vicine tra loro nel tempo.

Quindi il LUNEDÌ concentro tutti i meeting, le chiamate, le conversazioni più corpose che richiedono zoom e telefonate più lunghe (fino a un’ora). Sono attività per me molto stancanti, per questo le relego al primo giorno della settimana: in questo modo non devo più preoccuparmene nei giorni seguenti.

MARTEDÌ è il giorno che dedico soprattutto alle revisioni (può essere la revisione di un video prima che venga pubblicato, di un articolo, di un funnel di email).

MERCOLEDÌ è il giorno che dedico ai numeri, all’analisi dei kpi, le metriche principali che monitoriamo, ai dati legati all’email marketing, alla conversione delle pagine agli andamenti. Non a caso il mercoledì c’è anche il mio P.P.P.

GIOVEDÌ e VENERDÌ sono le giornate più creative: in questi due giorni lavoro per creare puntate del podcast di ImpactGirl, scrivere il copy per le mie newsletter, ideare e scrivere un nuovo corso, ma anche creare o aggiornare delle checklist, utilissimo strumento quando si lavora in team.

Ora, non è che se capita un meeting importante al giovedì lo salto, ma perlomeno ho un G.P.S. indicativo su come organizzare il lavoro senza passare continuamente da un focus a un altro.

Così facendo, ogni giorno della settimana ha un focus principale, che non sarà l’unica cosa che faccio ma occupa sicuramente l’80% del mio tempo.


2) Quando stai per pianificare la settimana, occhio alle task di follow up

Una volta analizzati i colori, lancio uno sguardo alla settimana appena trascorsa per capire se c’è qualcosa che non sono riuscita a portare a termine e se ci sono delle task di follow up che magari fanno seguito a una chiamata o un meeting, che non ho ancora inserito in agenda. Non è detto debbano essere fatte la settimana che sta iniziando, ma questo è il momento in cui lo decido.  

3) Realtà o immaginazione?

Come step successivo per pianificare la settimana, cerco di capire se effettivamente le task che ho inserito in agenda sono realistiche per la settimana che sta iniziando, oppure se c’è qualcos’altro da fare prima perché vengano rispettate.

Ad esempio: se mi metto a registrare 6 puntate di ImpactGirl Podcast, so che oltre al tempo materiale per registrarle, ho bisogno di un po’ di tempo per fare mente locale delle tematiche di cui voglio parlare e dei punti che voglio condividere per ogni tema. Si tratta di qualcosa che richiede tempo ma che spesso bypassa l’agenda quando viene programmata con molto anticipo.  

4) Per pianificare la settimana (quasi) perfetta, cerca temi ricorrenti…

Quante volte continuiamo a fare qualcosa semplicemente perché è diventata parte della nostra routine … ecco l’ultima chicca che trovi solo nella nuova puntata di ImpactGirl, ti consente di allineare la tua agenda settimanale a quello che davvero è importante per te, individuando temi ricorrenti (nope, non quelli di cui abbiamo parlato al punto 1) …temi molto, mooooolto più importanti.

Scoprili nella nuova puntata di Impact Girl Podcast, insieme ad altre chicche pratiche per pianificare la tua settimana.

La puntata di aspetta qui.

Ceci xx

P.S: Altri approfondimenti utili per migliorare la tua gestione del tempo? Detto fatto!

P.P.S: Quasi dimenticavo…

Qualche mese fa, con un post sul mio profilo Instagram, ho chiesto suggerimenti per scegliere il tema del prossimo Mini Corso gratuito …e anche se la risposta è stata molto varia (per la gioia di Ceci Creativa🤩), una parola chiave è emersa insistente più e più volte: time management!

Non potevo sperare di meglio… così mi sono subito messa al lavoro…et voilà 😍

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L’ evento è gratuito, ma è talmente ricco di valore che potrebbe non rimanerlo per molto.

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