Il Time Management va un sacco di moda negli ultimi anni, ma è molto più di un trend passeggero.
Il tempo, infatti è una risorsa limitata e non rinnovabile, per questo saperlo gestire al meglio è fondamentale.
E questo è ancora più vero se gestisci la tua attività e il tuo tempo nel corso della giornata.
Ora immagina…
Sono solo le 10:00 del mattino e stai finendo di scrivere l’articolo che deve uscire questa settimana (e che insieme a tutti gli altri aiuterà il tuo business digitale a farsi conoscere sempre di più).
Hai già finito la tua routine del mattino, i bambini sono a scuola e tu ti senti carica e concentrata, complice la musica di Beethoven che in sottofondo ti aiuta a concentrarti.
A un certo punto, qualcosa fa vibrare la tavola.
È il tuo smartphone, che con la solita invadenza ti avverte che hai ricevuto un messaggio.
Che sia la tua amica che conferma l’orario per l’aperitivo di stasera? O forse quel cliente che doveva rispondere alla tua proposta di preventivo? O tua mamma, che si chiede perché non la chiami da giorni?
Non riesci a resistere… e lanci più di uno sguardo allo schermo che continua a tentarti con la sua lucina lampeggiante.
Che sarà mai, in fondo basta un minuto per allungare la mano e dare un’occhiata!
Dopo 30 minuti passati a saltellare da una notifica all’altra (o forse erano 40…) torni in te e ricominci a lavorare all’articolo.
Ma neanche a farlo apposta lo schermo illuminato del telefono ti ha ricordato inclemente che è quasi ora di pranzo (…sono già passate 2 ore?!? Ma dove è volato il tempo?)
In effetti avverti un certo languorino: così decidi di interrompere.
Finirò tutto più tardi…
“Se un problema necessita di assoluta concentrazione,
ARTHUR BLOCH (umorista e scrittore statunitense inventore della “legge di Murphy”)
simultaneamente interverrà una distrazione
assolutamente irresistibile.”
Questa breve storia apparentemente innocua, si ripete in mille variabili nel corso della nostra giornata ed è la ragione principale per cui anche se corriamo come pazze dalla mattina alla sera, abbiamo la sensazione di non starci muovendo di un passo.
Occhio alla zona grigia
Le notifiche Whatsapp (e chissà di quante altre applicazioni), il telefono che squilla, il Beeep della lavatrice che ha finito il lavaggio, il corriere che suona alla porta…
Siamo circondati da distrazioni, e se in alcuni casi non c’è molto che possiamo fare per evitarle (a meno che scegliamo di ignorare il povero corriere) in molti altri dobbiamo prendere in mano le redini della situazione.
Secondo Cal Newport, autore del libro “Deep Work”, il lavoro di alta qualità è dato dal tempo investito x intensità del focus.
Quindi non è tanto una questione di QUANTO tempo hai a disposizione, ma di COME scegli (sì, è quasi sempre una scelta) di gestire questo tempo.
La maggior parte di noi, continua a saltare da un’attività all’altra, come fosse normale (ahimè purtroppo ormai normale lo è diventato davvero) relegando la nostra mente in una sorta di “limbo improduttivo”: così ogni volta che spostiamo la nostra attenzione da una task A ad una task B, la nostra attenzione non segue allo stesso modo.
E infatti quello che viene definito un residuo di attenzione, rimane ancorato alla task precedente portandoci ad entrare in quel limbo che potremmo chiamare “la zona grigia”.
Ossia una zona in cui il nostro focus è totalmente diviso tra 2 cose, così che diventa impossibile dare il nostro 100% in una come nell’altra. E questo ci porta ad impiegare molto più tempo per farle entrambe.
E ora arrivano le buone notizie: la nostra attenzione è una risorsa molto preziosa, ma al contrario del tempo, per fortuna, è una risorsa che possiamo preservare.
Vediamo come farlo con 3 suggerimenti pratici!
Se organizzi il tempo in blocchi… ti sblocchi
Programmare le attività della tua giornata in blocchi strategici che abbiano uno scopo e una durata precisa è un’abitudine che sulle prime può intimorire… quasi farti sentire ingabbiata, ma non lasciarti fuorviare perché la libertà che può regalarti è qualcosa di inaspettatamente magico.
Se non l’hai mai fatto prima, inizia scrivendo su un foglio di carta come trascorri il tuo tempo e quando ti senti più energica e produttiva.
Dopo averlo fatto per un po’ di giorni, comincia a programmare in anticipo come trascorrerai la tua giornata, organizzandola in blocchi di 30-45-90 minuti.
Se alla carta e alla penna preferisci la tecnologia, puoi anche farti aiutare da applicazioni gratuite per il Time Log come Toggle Track o Tmetric.
Che caratteristiche dovrebbero avere i blocchi? Ricorda di stabilire:
1- obiettivo del blocco
La prima cosa che devi decidere è l’obiettivo che ti prefiggi in quell’arco di tempo.
Suggerimento: prova a raggruppare attività simili in blocchi di tempo vicini fra loro. In questo modo eviterai inutili sovrapposizioni e cambi repentini di registro.
2- durata del blocco
Quando programmi i tuoi blocchi di tempo stabilisci una durata proporzionale al livello di concentrazione che ti richiederà oltre che al tempo. Entrare in un profondo stato di concentrazione non è mai immediato quindi se è questo ciò che l’attività scelta richiede, cerca sempre di puntare a un blocco che sia almeno di 45 minuti (meglio ancora se 90).
Per controllare le email o i social (senza scivolare nella tana del bianconiglio e riemergere dopo 3 ore, si intende ????) possono bastare 30′ ripetuti due o tre volte al giorno.
3- priorità del blocco
Nell’arco della giornata non abbiamo sempre la stessa energia. Per questo, a seconda dei tuoi ritmi, sarà prezioso inserire le attività che richiedono maggiore concentrazione quando sai di essere più energica.
Se ad esempio sei al top al mattino, inseriscile lì, magari come prima cosa che fai una volta iniziato il lavoro.
Se invece ti concentri di più la sera quando i bambini sono a letto e in casa regna il silenzio più assoluto, opta per blocchi serali.
Attività che richiedono un focus minore, come moderare il tuo account Instagram, può essere fatto quando sei più “scarica” di energia.
4- frequenza del blocco
Nell’attività lavorativa ci possono essere delle cose che fai tutti i giorni, altre che fai a cadenza fissa ma più sporadica (come una volta a settimana o una volta al mese).
Rispondere alle email di lavoro, ad esempio, è qualcosa che farai ogni giorno o al massimo a giorni alterni.
Il briefing degli obiettivi col team è un’attività che può essere settimanale, mensile e annuale. Lo stesso dicasi per la stesura di un blog post o del calendario editoriale per i tuoi account social.
Il backup del computer… sei libera di farlo quando vuoi, ma da brava Nerd ti consiglio di farlo almeno una volta a settimana ????.
Un consiglio: quando hai finito una cosa e stai per passare a quella successiva, resisti alla tentazione di riempire il vuoto con un’occhiata a quanti commenti ha il tuo ultimo post, o la risposta rapida ad un’email… a meno che naturalmente tu non abbia preventivato questo come prossimo focus.
Invece, staccati dal computer e fai 21 respiri profondi seguendo questa traccia gratuita. Questa semplice pratica ti aiuterà a transitare al tuo nuovo Focus con rinnovata concentrazione ed entusiasmo.
Definisci una solida routine del mattino
Gestire le attività in blocchi di tempo, è qualcosa che puoi fare non solo sul lavoro, ma anche nella vita.
Ad esempio, per iniziare alla grande la tua giornata ed essere piena di energia, puoi impostare una tua R. D .M.
R. D. M. sta per Routine Del Mattino!
La Routine Del Mattino consiste nello scegliere 2-3 attività che ti danno beneficio da fare appena sveglia, per iniziare alla grande la giornata.
Puoi impostarla con i tempi e le attività che preferisci.
Impostare una routine del mattino ti consente di iniziare la giornata alle tue condizioni, e questo aiuterà enormemente il tuo umore e livello di energia.
Time Management per imprenditrici: il tuo P.P.P.
Credevi fosse finita qui? Ah, non mi conosci abbastanza allora 😉
Questo è solo l’inizio… sì perché c’è un’altra chicca di time management per imprenditrici che si chiama P.P.P. e che condivido in questa nuova puntata di ImpactGirl.
È tanto semplice quanto geniale e da quando il mio business coach Errol l’ha condivisa con me diversi anni fa, non l’ho mai più lasciata.
Tuffati nella nuova puntata e scopri di cosa si tratta e come puoi inserirla subito in agenda anche tu.
In particolare preparati a scoprire:
- 00:27 – Un dato di fatto che non puoi più ignorare;
- 1:22 – Il motivo per cui corri come una trottola senza concludere nulla (è una distinzione sottile ma determinante);
- 2:12 – Che cos’è un P.P.P., quanto dura e le 3 fasi di cui è composto;
- 4:46 – Chicca pratica per la tua To Do List da provare subito.
Ceci xx
P.S: Pronta per far crescere la tua attività attraverso gli strumenti del web? A Biz Academy ti aspettano oltre 80 video strutturati in 12 Collezioni Propedeutiche, LIVE Training mensili con Cecilia Sardeo e una tribù di oltre 160 imprenditrici brillanti per far esplodere l’impatto del tuo brand e il tuo fatturato!
