Hai mai sentito qualcuno affermare con malcelato orgoglio di essere “Uno che offre il meglio sotto pressione”?
E quanto ti sei sentita incredula, o addirittura invidiosa? Perché la gestione del tempo non è una cosa facile, anzi, e a dimostrarcelo ci sono decine e decine di lavori finiti al limite, procrastinazioni imbarazzanti e riflessioni profonde sul miglior sistema di schematizzare e ottimizzare i tempi lavorativi.
Al di là delle giuste, giustissime istanze sul non procrastinare e sull’importanza di una programmazione seria e meticolosa, sappi che la gestione del tempo è una materia complessa e articolata. Si tratta di qualcosa che non smette mai di porci interrogativi, a cui non smettiamo mai di trovare risposte. Scuole di pensiero differenti, che però portano tutte verso una sola direzione: rendere più efficiente e produttivo il tuo lavoro!
Se ti trovi regolarmente a lavorare a ridosso delle scadenze, sappi che anche per te esiste una scuola di pensiero, perfettamente rispettabile e considerata validissima da decenni. E non è soltanto un modo per giustificare una pigrizia di base che ti porti a lavorare a perdifiato negli ultimi dieci minuti a disposizione. Anzi, è una teoria che si basa su una seria riflessione riguardo al miglior bilanciamento fra benefici, dispendio energetico, concentrazione e qualità del lavoro.
Meno tempo, più concentrazione: la gestione del tempo secondo la legge di Parkinson.
Al nome “Parkinson” la maggior parte delle persone associano la malattia neuro-degenerativa, ma a chi ha un’infarinatura di gestione aziendale suggerisce tutt’altro. La Legge di Parkinson, infatti, è una precisa formulazione per la gestione del tempo sul posto di lavoro che tiene conto della natura umana. Della resa delle persone quando sono sottoposte a uno stress indotto consapevolmente e sapientemente gestito.
Di base, la legge di Parkinson postula che una organizzazione cresca indipendentemente dalla quantità di lavoro da svolgere. Semplificando al massimo, potremmo riassumerla nell’assunto “Più tempo a disposizione si ha, più se ne sprecherà”. Per la stessa ragione, quando il tempo scarseggia, tendiamo a fare un lavoro più velocemente e con maggiore efficacia, spinti dalla motivazione di avere poco tempo a disposizione per completare il compito nei tempi previsti.
Troppo bello per essere vero, direbbero in molti!
E invece no. La legge di Parkinson si basa su solidi studi, che da più di mezzo secolo vengono considerati e studiati a loro volta.
Viene postulata in un saggio omonimo, pubblicato nel 1958 dallo storico navale e scrittore inglese Cyril Northcote Parkinson. Lo scopo di Parkinson era di affrontare in modo ironico anche se realistico i problemi legati alle organizzazioni economiche complesse e alle burocrazie.
Nel saggio si sviluppa un’analisi delle attività aziendali partendo da un assunto di base, ossia che una quantità di lavoro data si dilata nella vita aziendale a seconda del tempo che si ha a disposizione per portarlo a termine. In parole povere, ipotizziamo di essere un impiegato che deve fare una pratica che in condizioni normali prenderebbe un’ora di lavoro. Se avremo otto ore per fare esclusivamente quella pratica, non porteremo il lavoro a termine in un’ora, ma in otto. Riempiremo gli inevitabili tempi morti di piccoli ozi, intrattenendoci in ogni modo o divagando in ogni modo possibile.
La legge mette così in luce una contraddizione intrinseca allo sviluppo e nel processo di espansione delle aziende. Queste tendono infatti a ridurre proporzionalmente il personale per limitare il più possibile i costi e accrescere i profitti, mentre aumentano la quantità di lavoro necessario senza tagliare le funzioni che, in realtà, risultano inutili! Questo implica che un’azienda è tanto più inefficiente se il tempo disponibile aumenta. Invece, in una situazione di scarsità di tempo, la necessità di raggiungere l’obiettivo favorisce l’efficienza!
Questo come si traduce per la gestione del tempo nel nostro lavoro quotidiano?
Le ripercussioni della legge di Parkinson sul lavoro quotidiano sono facili da immaginare. Più tempo ti dai per finire un lavoro, più quel lavoro ti sottrarrà tempo, ma non c’è solo questo. Quando ti dai troppo tempo per portare a termine un lavoro, la sua complessità percepita aumenta a dismisura.
Se per portare a termine un compito che normalmente prenderebbe una settimana ti dai due mesi, tenderai a renderlo infinitamente più complesso nella tua mente. Anche la complessità aumenta in relazione al tempo assegnato.
Se lo stress di una scadenza imminente ci spinge a completare un compito in un tempo inferiore, e a limitarne la complessità, quello che puoi fare per applicarla è abbastanza semplice. Non dovrai far altro che darti meno tempo e più a ridosso della scadenza per portare a termine il tuo compito.
Molto semplice… oppure no?
Forse no… La legge di Parkinson ha dei limiti e delle zone d’ombra che non si possono ignorare.
Prima di tutto, l’idea che meno tempo ti dai per fare un lavoro, meno tempo ci metterai è valida solo se non hai un metodo di lavoro preciso e ben consolidato!
Se sei una persona organizzata e metodica, sai già molto bene come organizzare la gestione del tempo. Magari sei anche molto ambiziosa nel raggiungimento dei tuoi obiettivi, e giustamente sarai presumibilmente molto attenta alla qualità del lavoro che stai svolgendo!
Applicando la legge di Parkinson a questi presupposti “umani” si corre il rischio di incappare in qualche piccolo problema. Forte della tua organizzazione, della tua ambizione e della tua meticolosità, tenderai a darti progressivamente meno tempo finché non ti accorgerai che te ne stai dando troppo poco!
A quel punto, però, il danno è fatto. Il rischio è di fare tutto male, o, peggio, non riuscire nemmeno a finire quello che hai cominciato!
